Создание таблиц в Microsoft Access

MS Access   21 февраля 2012  Автор статьи:  

Создание таблиц. Доброго времени суток всем тем, кто решил освоить Microsoft Access. Данная программа относится к системам управления базами данных или сокращенно СУБД. Access является достаточно простой и одновременно эффективной программой для оперирования с базами данных, из-за чего ею пользуются и новички, и продвинутые пользователи. Рассматриваемая нами программа работает с реляционными базами данных. В реляционных базах данных все данные хранятся в таблицах, которые в некотором роде независимы друг от друга. Такая структура очень гибкая и позволят без проблем добавлять новые атрибуты и записи или наоборот, удалять их, не затрагивая другие компоненты баз данных. Строкам в таблице соответствуют записи –это представление некоторого объекта, который описывается в нашей базе данных. Столбцам же в таблицах соответствуют атрибуты – параметры, определяющие свойства того или иного объекта, описываемого в записи.

Итак, мы уже пришли к тому, что все данные в Ms Access хранятся в таблицах, тем самым определив первый шаг – новая база данных начинается с таблицы, т.е. вам необходимо определиться какие именно данные будут находиться в таблице или таблицах. Если вы определились, то можно приступать к созданию новой базы данных. В данной статье в качестве примера будет создана однотабличная база данных, содержащая простые типы данных. Запускаем Ms Access любым удобным для вас образом. Перед нами появится окно следующего вида.

Тут нам предлагается либо создать новую базу данных, либо использовать уже имеющийся шаблон в интернете. Шаблоны удобны тем, что при создании базы данных с помощью шаблона, соответствующего нашей задачи, уже будут созданы таблицы содержащие необходимые атрибуты. Но как правило, не всегда даже при создании той базы данных, которая соответствует нашей задаче, нам будут необходимы все таблицы и атрибуты или наоборот, нам будет недоставать некоторых таблиц или атрибутов, которые придется добавлять вручную. Также могут встретиться нежелательные нам запросы, формы или связи таблиц (об этих объектах Access будет идти речь в следующих статьях).Поэтому всегда проще создать самому базу данных «с нуля», чем мы и займемся. Для того чтобы создать новую базу данных, нужно нажать кнопку «Новая база данных», при этом правая часть окна изменится:

Где мы указываем имя нашей будущей базы данных место, где она будет хранится, после чего нажимаем кнопку «Создать». Окно Access примет следующий вид:

Где мы уже видим, что в новой базе данных уже создана таблица, не содержащая каких-либо записей(т.е строк) и содержащая один атрибут (или столбец) с именем «Код». Этот атрибут предоставляет каждой записи уникальное число или (как правило числа даются в возрастающем порядке, однако для записи может быть выдано и случайно сгенерированное число). Этот атрибут позволят отличать записи друг от друга, так как у двух записей, имеющих абсолютно одинаковые атрибуты, не могут совпадать коды. Но одного кода, наверняка, нам будет мало, поэтому придется добавлять новые столбцы(или как они именуются в Access – поля), чтобы добавлять новые данные, характеризующие ту или иную запись. Новое поле можно добавить несколькими способами:

  1. На ячейке «добавить поле» делаем двойной щелчок левой кнопкой мыши, после чего вводим имя будущего атрибута, и нажимаем клавишу Enter.
  2. В верхнем блоке «Поля и столбцы» нажимаем кнопку «Вставить» , при этом добавляется новое поле с именем «Поле 1». Если это имя вас не устраивает, то жмем в этом же поле «Переименовать», вводим новое имя и жмем Enter.
  3. Нажимаем на кнопке «Новое поле» и справа у нас добавляется шаблон полей:
    Где мы вибираем, одно или несколько полей и добавляем их в таблицу двойным щелчком левой кнопки мыши. Этот способ, в отличие от предыдущих, позволяет сразу добавить подходящее имя атрибута и определяет его тип(о типах атрибутов речь пойдет ниже).
  4. Если у нас имеется несколько связанных таблиц, то нажав на кнопку «Добавить существующие поля» мы можем добавить уже созданное поле из родственной(т.е. связанной) в текущую таблицу. Так как у нас база данных однотабличная, то это способ пока не доступен и, возможно, будет добавлен в следующих статьях.

Одним из вышеуказанных методов создаем все интересующие нас атрибуты. Если некоторые из атрибутов вам покажутся лишними, то их можно убрать, выбрав столбец с соответствующим атрибутом и нажав на кнопку «Удалить». Каждый атрибут может содержать отличные друг от друга данные. В Ms Access существуют следующие типы данных:

  • Текстовый – хранит одну строку любых символов(т.е. букв, цифр, знаков препинания и.т.п.)
  • Поле МЕМО – позволяет хранить несколько строк символов
  • Числовой — хранит численную информацию различного представления(целое, вещественное, процентное и.т.п.)
  • Дата/время – хранит дату или время в зависимости от выбранного формата
  • Денежный – позволяет хранить числовую информацию с некоторыми отличительными особенностями.
  • Логический – принимает два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ(в таблице состояние поля обозначается флажком).
  • Поле объекта OLE – позволяет добавлять различного вида файлы(например текстовые документы или рисунки)
  • Гиперсылка – переход на страницу в интернете или какой-либо файл.
  • Вложение – делает практически тоже, что и объект OLE, но со своими особенностями. Подробнее об этих типах будет рассмотрено в последующих статьях.

Тип для поля задается соответствующим выбором в раскрывающемся списке «Тип данных» сверху таблицы в блоке «Форматирование и тип данных». Некоторые типы данных могут иметь разный формат, например при численном типе данных в заданном поле может храниться либо в экспоненциальном представлении, либо в представлении с фиксированной запятой. Соответствующий требованиям формат выбирается в раскрывающемся списке снизу. Флажок «Уникальное» будет означать то, что каждая запись будет иметь отличное от других записей в этом поле значение, наподобие полю «Код». Флажок «Обязательный» показывает, что каждая запись должна содержать в этом поле какие-либо данные, пустая ячейка недопустима.

В нашей показательной таблице поля примут следующий вид:

Где поля имеют следущий формат:

  • Модель – уникальное обязательное текстовое поле
  • Страна-производитель – обязательное текстовое поле
  • Время работы в режиме ожидания – фиксированное число
  • Дата поступления в продажу – дата/время со средним форматом даты
  • Сенсорный экран — логическое поле

Теперь, когда все атрибуты заданы, мы можем начать заполнение таблицы. Щелкнув правой кнопкой мыши по таблице и выбрав «новая запись», в первое поле (модель), начинаем вводить текстовое значение( для примера я взял APPLE iPhone 4G – телефон моей мечты). Заметим что в поле «Код» автоматически добавляется новое число, соответствующее номеру нашей записи(в моем случае берется 2, так как первую запись я испортил и удалил, но ее уникальный код все равно сохранился. Далее заполняем следующую информацию. Заметим, что поле «Страна-производитель» мы не можем оставить пустым, т.к. оно обязательно к заполнению, в поле «Время работы…» мы не можем записать буквы ввиду его численного типа, а в поле «дата поступления» при вводе 24.06.2010 значение автоматически меняется на 24-июн-2010, соответствующее среднему форматы данных. В итоге, у нас успешно добавляется следующая запись:

Для наглядности добавим еще одну запись таким же образом (она соответствует моему нынешнему телефону):

Так как я не знал, дату поступления в продажу этого телефона, я оставил это поле пустым, это возможно, так как поле «Дата поступления…» необязательно для заполнения.

Количество записей в таблице практически неограниченно (я делал таблице с 2 миллионами записей). Записи по умолчанию сортируются по коду в возрастающем порядке. Для удобства можно выбрать сортировку по желаемому полю. Для этого достаточно выбрать столбец, соответствующий искомому атрибуту и, нажав по нему правой кнопкой мыши выбираем сортировку «От А до Я», соответствующую возрастающему порядку или «От Я до А», соответствующую убывающему порядку.

На этом мы заканчиваем краткое знакомство с таблицами в базах данных Microsoft Access. В следующих статьях мы подробно рассмотрим типы полей, запросы, формы и многое другое. Всем спасибо за то, что прочитали мою статью!

Научиться программировать

  • на Delphi

  • на Java

  • на C++